Sygnaliści
Sygnaliści
Zajmujemy się kompleksową implementacją obowiązków prawnych wynikających ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
W dniu 20 czerwca 2024 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Ustawa wchodzi w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie po upływie sześciu miesięcy od dnia ogłoszenia.
Wdrożenie obowiązków wynikających ze wskazanej ustawy i dyrektywy wymaga między innymi:
- opracowania i wprowadzenia procedur obejmujących zagadnienia dotyczące przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów, a także ich ochrony;
- przeprowadzenia szkoleń pracowników w zakresie praw i obowiązków wynikających z dyrektywy;
- ustalenia zasad bezpiecznego przyjmowania zgłoszeń;
- wyznaczania anonimowych form dokonywania zgłoszeń;
- prowadzenia odpowiednich rejestrów.
Naszym partnerem dostarczającym technologię do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów jest Whistleblower Software ApS firma zarejestrowana w Danii jako “Anpartsselskab -ApS” (Polski: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.).
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą w zakresie kompleksowej obsługi sygnalistów na dedykowanym serwisie www.e-sygnalista.pl.
Zakres stosowania ustawy o sygnalistach
Zapisy ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa stosuje się do osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Przez osobę fizyczną należy rozumieć między innymi:
- pracownika,
- pracownika tymczasowego,
- osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- przedsiębiorcę,
- akcjonariusza lub wspólnika,
- członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
- osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
- stażystę,
- wolontariusza,
- praktykanta,
- funkcjonariusza, w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834),
- żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 2305 oraz z 2023 r. poz. 347,641,1615, 1834 i 1872).
Ustawę stosuje się także do wyżej wymienionych osób, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, lub gdy taki stosunek już ustał.
Pojęcie naruszenia prawa i kontekstu związanego z pracą
Szczególnie istotne dla możliwości stosowania ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa jest to, aby zgłaszana informacja dotyczyła naruszenia prawa i pozostawała w kontekście związanym z pracą.
Naruszenie prawa w rozumieniu ustawy
Przez naruszenie prawa rozumiane jest działanie lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Należy zaznaczyć, że katalog ten nie jest zamknięty, gdyż podmiot prawny może dodatkowo ustanowić zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
Kontekst związany z pracą
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Wyłaczenie stosowania ustawy o sygnalistach
Przepisów ustawy nie stosuje się do informacji objętych:
- przepisami o ochronie informacji niejawnych;
- tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych;
- tajemnicą narady sędziowskiej;
- postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
Przepisów ustawy nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605), do których nie stosuje się przepisów tej ustawy.
Zgłoszenia wewnętrzne
Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa obowiązek wprowadzenie procedur zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych (publicznych i prywatnych) zatrudniających co najmniej 50 osób. Jednakże wskazany próg nie dotyczy podmiotów prawnych wykonujących działalność w sektorze finansowym, takich jak banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, fundusze powiernicze, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, których dotyczą odrębne przepisy i które mają obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń niezależnie od tego, czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Z obowiązku utworzenia wewnętrznych procedur zwolnione są jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie jest obligatoryjne, ale podmioty te mogą utworzyć je dobrowolnie, stosując zasady przewidziane w ustawie.
Obowiązki podmiotu obowiązanego i procedura zgłoszeń wewnętrznych
Podmiot prawny jest zobowiązany do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodną z wymogami szczegółowo określonymi w ustawie.
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych musi być przedmiotem konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami pracowników (jeśli u pracodawcy nie będą działały zakładowe organizacje związkowe).
Ustalana w ten sposób procedura i przyjęte rozwiązania muszą spełniać minimalne wymogi określone w ustawie, w tym musi określać:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny – upoważnione do przyjmowania zgłoszeń;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wraz z adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
- bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, która będzie upoważniona do: *podejmowania działań następczych, * weryfikacji zgłoszenia, * komunikacji ze zgłaszającym (w tym występowanie o dodatkowe informacje), *przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia działań następczych;
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Ponadto w procedurze można dodatkowo zawrzeć zapisy dotyczące:
- wskazania naruszeń dotyczących obowiązujących w danym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne;
- wskazania czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;
- informacji, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenia systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Sposoby przekazywania zgłoszeń
Podmiot prawny jest obowiązany zapewnić właściwą organizację przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, w tym ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, muszą obejmować przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej lub poprzez przeprowadzenie bezpośredniego spotkania z sygnalistą.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dokumentowanie zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenie ustne, dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej i zarejestrowana za uprzednią zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.
Zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, należy udokumentować w formie protokołu rozmowy, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy.
Zgłoszenie ustne, dokonane podczas bezpośredniego spotkania, po uprzedniej zgodzie zgłaszającego, dokumentowane jest w formie:
- nagrania rozmowy,
- protokołu spotkania.
W przypadku sporządzenia protokołu spotkania zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Skontaktuj się ze mną:
+48 790 730 918
biuro@anti-fraud.pl
Masz pytania
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
Nie wahaj się skontaktować, aby zadać dowolne pytanie. Nasza misja to bezpieczeństwo Twojej firmy.