W dzisiejszym, bezlitosnym świecie biznesu, nawet drobna nieprawidłowość potrafi błyskawicznie stać się tematem dnia w mediach lub trafić pod lupę regulatorów czy prokuratury. Współczesne firmy powinny zatem postrzegać wewnętrzne postępowania wyjaśniające nie jako awaryjne narzędzie, ale jako integralną część systemu zarządzania ryzykiem, ściśle powiązaną z zasadami ładu korporacyjnego.
Od start-upów po korporacyjnych gigantów, każda organizacja może znaleźć się w sytuacji wymagającej zbadania, co dokładnie zaszło wewnątrz struktur i jak najlepiej na to odpowiedzieć. W realiach funkcjonowania podmiotów gospodarczych, przeprowadzenie profesjonalnego i dyskretnego dochodzenia staje się istotnym elementem dojrzałego compliance.
Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające to formalny proces mający na celu weryfikację zgłoszonych lub podejrzewanych naruszeń zasad, przepisów czy etyki w firmie. Zakres spraw jest bardzo szeroki i obejmuje wszystkie obszary funkcjonowania firmy, od mobbingu, przez nadużycia finansowe, aż po konflikty interpersonalne. Kluczowe są tu: ustalenie faktów, identyfikacja źródła problemu i wdrożenie działań naprawczych.
Zazwyczaj dochodzenie prowadzi dział compliance, audytu wewnętrznego lub zewnętrzny ekspert. Coraz częściej praktykuje się tworzenie interdyscyplinarnych grup, łączących kompetencje prawne, finansowe i analityczne, co pozwala działać sprawnie, nie zakłócając pracy organizacji, a przy tym zabezpieczyć łańcuch dowodowy.
Postępowanie wyjaśniające to często pierwszy, nieformalny etap oceny sytuacji przed potencjalnym rozpoczęciem formalnego postępowania z zakresu prawa pracy, prawa cywilnego lub karnego. Postępowanie wyjaśniające ma służyć głównie zarządzaniu ryzykiem wewnętrznym, a jego celem jest zbadanie, czy zgłoszone sygnały pochodzące np. od pracowników, czy kontrahentów, są na tyle konkretne, by uzasadniały dalsze działania.
Zdarza się, że procedura wewnętrznego postępowania wyjaśniającego zostaje wszczęta przez organ zarządzający lub nadzorczy organizacji, np. w wyniku anonimowej informacji, która ujawnia nieprawidłowości. Nawet bez jednoznacznych dowodów, ale przy realnym ryzyku naruszenia interesu firmy, organy mają prawo rozpocząć wewnętrzne dochodzenie. Przykładowo, doniesienia o możliwym mobbingu czy korupcji mogą stanowić podstawę do działania.
Warto pamiętać, że wszczęcie postępowania nie oznacza jeszcze winy – chodzi o zebranie informacji i ocenę sytuacji. Musi to przebiegać zgodnie z przepisami, obiektywnie i z poszanowaniem praw wszystkich stron.
Dobrze przeprowadzone wewnętrzne postępowanie wyjaśniające to dla firmy nie tylko forma obrony, ale narzędzie budowania przewagi. Chroni markę przed kryzysem reputacyjnym, zapewnia zgodność z przepisami, ogranicza ryzyko kar i pozwów. Daje pracownikom poczucie, że ich głos ma znaczenie, a nadużycia nie są tolerowane.
W dłuższej perspektywie poprawia też kulturę organizacyjną i pomaga minimalizować straty finansowe, zwłaszcza gdy umożliwia wczesne wykrycie nadużyć. Według globalnego raportu Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) „Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations®” (https://legacy.acfe.com/report-to-the-nations/2024/), analizującego 1 921 faktycznych przypadków nadużyć w 138 krajach, na całym świecie firmy tracą co roku około 5% przychodów w wyniku oszustw i defraudacji. Jak pokazują dane ACFE z wskazanego raportu, im dłużej oszust działa w danej organizacji, tym oszustwo jest droższe.
Proces wewnętrznego postępowania wyjaśniającego powinien być precyzyjnie zaplanowany. Na początku należy jasno określić cel i zakres postępowania, np. sprawdzić przypadki mobbingu czy inne zarzuty, a także zdefiniować oczekiwane rezultaty.
Kolejny krok to dobór niezależnego zespołu, najlepiej bez powiązań mogących budzić wątpliwości co do obiektywizmu, w składzie mogą znaleźć się pracownicy działów HR, compliance czy zewnętrzni specjaliści. Przy czym przy wykroczeniach dotyczących kwestii personalnych takich jak molestowanie, mobbing, konflikty interpersonalne, rekomendowane jest korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych, ze względu na postrzegania ich przez pracowników jako bezstronnych i niezależnych.
Zbieranie materiałów obejmuje m.in. rozmowy (wywiady) z osobami zaangażowanymi i analizę dokumentów, przy zachowaniu wymogów ochrony danych.
Następnie przychodzi czas na analizę zgromadzonych informacji i ustalenie chronologii zdarzeń. Na tym etapie kluczowe znaczenie ma zastosowanie siedmiu podstawowych pytań kryminalistyki, które pozwalają dokładnie zrekonstruować przebieg incydentu:
- Kto? – był zaangażowany w zdarzenie, bezpośrednio lub pośrednio?
- Co? – dokładnie się wydarzyło?
- Gdzie? – miało miejsce zdarzenie lub jego kluczowe etapy?
- Kiedy? – doszło do incydentu?
- Czym? – się posłużono (np. jakimi narzędziami, dokumentami, systemami)?
- W jaki sposób? – doszło do naruszenia (mechanizm działania)?
- Dlaczego? – mogło dojść do nieprawidłowości (motywy, braki systemowe, zaniechania)?
Odpowiedzi na te pytania nie tylko porządkują ustalenia, ale też umożliwiają identyfikację przyczyn źródłowych i zaplanowanie adekwatnych działań naprawczych. Te mogą obejmować działania dyscyplinarne, zmiany procedur, uszczelnienie systemów kontroli wewnętrznej czy wdrożenie szkoleń.
Całość kończy się raportem, który trafia do odpowiednich osób i stanowi podstawę do dalszego monitorowania i zapobiegania podobnym incydentom.
O sukcesie postępowania często decydują szczegóły. Niezależność zespołu przeprowadzającego wewnętrzne postępowanie wyjaśniające i ochrona poufności to absolutne fundamenty. Reagowanie bez zbędnej zwłoki pomaga ograniczyć eskalację problemu i ogranicza potencjalne straty. Bardzo duże znaczenie przy ocenie zdarzenia ma oparcie się wyłącznie na sprawdzonych dowodach, a nie na przypuszczeniach i dążenie do ustalenia obiektywnej prawy.
Szkolenia z zakresu etyki i procedur dla pracowników oraz staranna dokumentacja działań to kolejne elementy, które zwiększają wiarygodność i przejrzystość procesu
Chcąc skutecznie zarządzać ryzykiem, warto wdrożyć przejrzyste procedury zgłaszania nieprawidłowości, najlepiej z opcją anonimowego sygnalizowania niepokojących zachowań, która jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi w walce z nadużyciami. Cytowany na wstępie raport ACFE dowodzi, że to właśnie sygnaliści (whistleblowers) są źródłem większości informacji o nadużyciach. Pracownicy, którzy widzą podejrzane działania, często wahają się przed ich zgłoszeniem z obawy o odwet. Zapewnienie im ochrony i anonimowości zwiększa prawdopodobieństwo, że potencjalne przestępstwo zostanie ujawnione na wczesnym etapie. Firma, która chce zapobiegać patologicznym zjawiskom, powinna stworzyć infrastrukturę umożliwiającą pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób anonimowy i wolny od ryzyka odwetu. Może to przybrać formę dedykowanej skrzynki e-mail, infolinii czy platformy internetowej, bądź wyspecjalizowanego systemu raportowania.
Ponadto szkolenia z etyki w organizacji wspierają kulturę odpowiedzialności, a w trudnych przypadkach warto jest korzystać z pomocy niezależnych ekspertów.
Audyt śledczy i wewnętrzne postępowanie wyjaśniające różnią się przede wszystkim pod względem celu, zakresu działań oraz stosowanych metod. Audyt śledczy to szczegółowa, często zewnętrzna analiza ukierunkowana na wykrywanie poważnych nieprawidłowości, takich jak oszustwa finansowe czy przestępstwa gospodarcze. Zazwyczaj angażuje on niezależnych ekspertów i opiera się na specjalistycznych narzędziach analitycznych, a jego ustalenia mogą stanowić podstawę do dalszych kroków prawnych lub zgłoszenia sprawy odpowiednim służbom.
Z kolei wewnętrzne postępowanie wyjaśniające ma na celu przede wszystkim rozpoznanie i rozwiązanie problemów natury organizacyjnej, np. naruszeń polityki firmy, kodeksu etyki czy standardów pracy – jak w przypadkach podejrzenia mobbingu. Zajmują się nim zazwyczaj działy HR, zespoły compliance albo zaproszeni specjaliści z zewnątrz, a nacisk kładziony jest raczej na zapobieganie i wdrażanie środków naprawczych niż na działania o charakterze karnym. W porównaniu do audytu śledczego, postępowanie to obejmuje zwykle węższy zakres i skupia się przede wszystkim na wewnętrznej odpowiedzi organizacji na zaistniałą sytuację.
Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające to jedno z filarów współczesnego zarządzania – wspiera etykę, przejrzystość i zgodność z prawem. Prawidłowo przeprowadzony proces chroni reputację i ogranicza ryzyka, a jednocześnie wzmacnia zaufanie wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Kluczem do sukcesu są niezależność, poufność i szybka reakcja. Inwestycja w dobre praktyki i sprawdzone procedury, zgodne z najwyższymi standardami etycznymi, zwiększa odporność organizacji i pozwala lepiej radzić sobie z wyzwaniami nowoczesnego biznesu.
Potrzebujesz specjalisty który przeprowadzi wewnętrzne postępowanie wyjaśniające?
Zapraszam do współpracy.
Skontaktuj się ze mną:
+48 790 730 918
biuro@anti-fraud.pl
