Przestępstwa pracownicze, przybierają rozmaite formy – od drobnych kradzieży biurowych artykułów, poprzez manipulacje związane z czasem pracy, aż po skomplikowane przestępstwa finansowe dotykające podstaw funkcjonowania firmy. Mogą one prowadzić do ogromnych strat finansowych, utraty reputacji, a nawet destabilizacji organizacji.
Choć skala zjawiska bywa trudna do oszacowania, a wiele incydentów pozostaje niezgłoszonych lub wykrywanych z dużym opóźnieniem, to istnieją globalne raporty i analizy pozwalające uchwycić jego istotę.
Według globalnego raportu Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) „Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations®” (https://legacy.acfe.com/report-to-the-nations/2024/), analizującego 1 921 faktycznych przypadków nadużyć w 138 krajach, na całym świecie firmy tracą co roku około 5% przychodów w wyniku oszustw i defraudacji. Całkowita wartość strat w zgłoszonych incydentach przekroczyła 3,1 miliarda dolarów, a mediana pojedynczego oszustwa sięgnęła 145 000 USD. Twórcy raportu wskazują, że nadużycia pracownicze trwają przeciętnie kilkanaście miesięcy, zanim zostaną zauważone. W tym czasie firma naraża się nie tylko na straty finansowe, ale i poważny uszczerbek wizerunkowy, mogący zaburzyć relacje z klientami, kontrahentami czy inwestorami.
Z tego samego opracowania wynika, że aż 89% przypadków nadużyć pracowniczych dotyczyło sprzeniewierzenia aktywów (asset misappropriation), na przykład nieuprawnionego korzystania z mienia lub funduszy firmy (mediana strat na poziomie 120 000 USD). Korupcja stanowiła 48% wszystkich zgłoszonych zdarzeń, wyróżniając się przy tym wyższymi stratami (mediana strat na poziomie 200 000 USD). Najrzadziej wykrywano manipulacje sprawozdaniami finansowymi (5% zdarzeń), ale to właśnie one generowały najwyższą medianę strat, sięgającą 766 000 USD.
Na podstawie raportu Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), można wysnuć wniosek o znacznej powszechności zjawiska nadużyć pracowniczych. Występują one w firmach o różnych wielkościach i profilach działalności – od niewielkich podmiotów rodzinnych, po korporacje działające na wielu rynkach.
Zapobieganie temu zjawisku wymaga kompleksowego podejścia, które łączy w sobie zarówno działania prewencyjne, jak i budowanie kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i odpowiedzialności. W tym wpisie omówimy strategie, które mogą pomóc w minimalizowaniu ryzyka przestępstw popełnianych przez pracowników, koncentrując się na praktycznych i uniwersalnych rozwiązaniach.
Jednym z najważniejszych kroków w zapobieganiu przestępstwom pracowniczym jest stworzenie solidnych mechanizmów kontrolnych, które działają jako pierwsza linia obrony przed nieuczciwymi działaniami. Systemy te powinny być zaprojektowane w taki sposób, aby równoważyć nadzór z poszanowaniem prywatności pracowników, co jest szczególnie istotne w kontekście obowiązujących regulacji dotyczących ochrony danych.
Cykliczne audyty, przeprowadzane zarówno przez zespoły wewnętrzne, jak i niezależnych specjalistów zewnętrznych, znacząco zwiększają szanse na wykrycie nadużyć na ich wczesnym etapie. Rekomendowanym rozwiązaniem sprzyjającym zapobieganiu oszustwom w firmie jest przeprowadzanie audytów, które nie są zapowiedziane i nie wynikają z opracowanego planu audytów. Audyty takie ograniczają możliwość przygotowania jednostki audytowanej i zwiększają szansę na wykrycie nieprawidłowości. Audyty te powinny obejmować zarówno finanse, jak i procesy operacyjne, takie jak zarządzanie zapasam, procesy zakupowe, czy dostęp do poufnych informacji, w tym dotyczących know-how firmy.
W przypadku podejrzenia występowania nadużyć pracowniczych w danym obszarze funkcjonowania firmy rekomendowane jest przeprowadzenie audytu śledczego, którego celem jest nie tylko identyfikacja nadużyć, ale także zebranie dowodów, które mogą być wykorzystywane w postępowaniach wewnętrznych, dyscyplinarnych lub sądowych. W kontekście nadużyć pracowniczych audyt śledczy wyróżnia się swoją szczegółowością, podejściem reaktywnym (po podejrzeniu nieprawidłowości) oraz pro aktywnym (zapobieganie nadużyciom).
Równie istotne jest wprowadzenie zasady rozdziału obowiązków (tzw. segregation of duties). Wdrożenie zasady rozdziału obowiązków sprawia, że jedna osoba nie zajmuje się całym łańcuchem przepływu dokumentacji czy środków finansowych, co utrudnia potencjalną manipulację. W praktyce polega to na dzieleniu kompetencji między różne działy lub pracowników: weryfikacja faktur powinna leżeć w gestii innego działu niż ten, który odpowiada za ich zatwierdzanie czy wypłatę środków. Taki podział ról znacząco utrudnia popełnienie oszustwa, ponieważ wymaga współpracy między wieloma osobami, co zwiększa ryzyko wykrycia. Pomimo tego, że kwestie te wydają się oczywiste, wciąż nagminnie zdarzają się przypadki łączenia kompetencji sprzyjających powstaniu nadużyć.
O ile systemy kontroli są fundamentem technicznym, o tyle kultura organizacyjna odgrywa równie ważną rolę w zapobieganiu nadużyciom pracowniczym. Firmy, które kładą nacisk na etykę i transparentność, rzadziej borykają się z problemem nieuczciwości wśród pracowników. Kluczowe jest tutaj ustalenie jasnych zasad postępowania, które są komunikowane od momentu zatrudnienia i regularnie przypominane w trakcie pracy. Kodeks etyczny nie powinien być tylko kolejnym dokumentem, który jest podpisywany podczas zatrudnienia, ale żywym elementem codziennego funkcjonowania firmy.
Szkolenia z zakresu etyki i zgodności z prawem mogą znacząco wpłynąć na sposób, w jaki pracownicy postrzegają swoje obowiązki. Programy te powinny być dostosowane do specyfiki branży i potencjalnych ryzyk – na przykład w sektorze finansowym warto skupić się na przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, podczas gdy w firmach technologicznych nacisk można położyć na ochronę danych. Regularne warsztaty, symulacje i dyskusje na temat etycznych dylematów pozwalają pracownikom lepiej rozumieć konsekwencje swoich działań i budują ich świadomość moralną.
Istotna jest także postawa kadry zarządzającej – przełożeni muszą stosować się do tych samych zasad, które promują wśród pracowników. Jeśli zarząd czy menedżerowie sami przestrzegają wysokich standardów etycznych, pracownicy są bardziej skłonni do podążania ich śladem. Z kolei tolerowanie drobnych naruszeń – takich jak prywatne korzystanie z firmowych zasobów – może stworzyć atmosferę, w której większe przestępstwa wydają się usprawiedliwione. Dlatego konsekwencja w egzekwowaniu zasad jest absolutnie niezbędna.
Jednym z najskuteczniejszych narzędzi w walce z nadużyciami jest możliwość anonimowego zgłaszania niepokojących zachowań. Cytowany na wstępie raport ACFE dowodzi, że to właśnie sygnaliści (whistleblowers) są źródłem większości informacji o nadużyciach. Pracownicy, którzy widzą podejrzane działania, często wahają się przed ich zgłoszeniem z obawy o odwet. Zapewnienie im ochrony i anonimowości zwiększa prawdopodobieństwo, że potencjalne przestępstwo zostanie ujawnione na wczesnym etapie. Firma, która chce zapobiegać patologicznym zjawiskom, powinna stworzyć infrastrukturę umożliwiającą pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości w sposób anonimowy i wolny od ryzyka odwetu. Może to przybrać formę dedykowanej skrzynki e-mail, infolinii czy platformy internetowej, bądź wyspecjalizowanego systemu raportowania.
Najlepsze procedury prewencyjne nie dają jednak gwarancji całkowitego wyeliminowania ryzyka wystąpienia nadużyć. Gdy już dochodzi do wykrycia nadużycia pracowniczego, niezwykle istotna jest natychmiastowa i zdecydowana reakcja kadry zarządzającej. Tolerowanie bądź bagatelizowanie nawet drobnych przypadków oszustwa komunikuje reszcie zespołu, że firma przyzwala na takie działania. Jeżeli pracownicy będą mieli świadomość, że złamanie wewnętrznych zasad zawsze prowadzi do odpowiedzialności, motywacja do podobnych czynów spada.
Oprócz odpowiedzialności dyscyplinarnej lub ewentualnych konsekwencji prawno karnych szczególnie istotna pozostaje właściwa komunikacja wewnętrzna. Warto poinformować kadrę o przyczynach i skutkach wykrytego nadużycia – bez naruszania dóbr osobistych zaangażowanych osób i z zachowaniem zasad poufności. Tego typu otwartość wzmacnia zaufanie i zapobiega powstawaniu plotek.
Zapobieganie przestępstwom pracowniczym to proces wielowymiarowy, który wymaga zarówno środków prewencji, jak i głębokiej pracy nad kulturą organizacji. Wdrożenie skutecznych systemów kontroli, takich jak audyty i segregacja obowiązków, tworzy barierę dla potencjalnych nadużyć. Jednocześnie budowanie etycznej kultury opartej na transparentności, szkoleniach i wsparciu dla whistleblowerów wzmacnia wewnętrzne mechanizmy obronne firmy.
Potrzebujesz audytu? Zapraszam do współpracy.
Skontaktuj się ze mną:
+48 790 730 918
biuro@anti-fraud.pl
