Ochrona sygnalistów – CZĘŚĆ 3 – ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE
Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenie prawa obowiązek wprowadzenie procedur zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych (publicznych i prywatnych) zatrudniających co najmniej 50 osób. Jednakże wskazany próg nie dotyczy podmiotów prawnych wykonujących działalność w sektorze finansowym, takich jak banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, fundusze powiernicze, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, których dotyczą odrębne przepisy i które mają obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń niezależnie od tego, czy należą do sektora publicznego, czy prywatnego oraz niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Z obowiązku utworzenia wewnętrznych procedur zwolnione są jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Dla pozostałych podmiotów utworzenie wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń nie jest obligatoryjne, ale podmioty te mogą utworzyć je dobrowolnie, stosując zasady przewidziane w ustawie.
Obowiązki podmiotu obowiązanego i procedura zgłoszeń wewnętrznych
Podmiot prawny jest zobowiązany do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodną z wymogami szczegółowo określonymi w ustawie.
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych musi być przedmiotem konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami pracowników (jeśli u pracodawcy nie będą działały zakładowe organizacje związkowe).
Ustalana w ten sposób procedura i przyjęte rozwiązania muszą spełniać minimalne wymogi określone w ustawie, w tym musi określać:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny – upoważnione do przyjmowania zgłoszeń;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wraz z adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
- bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, która będzie upoważniona do: *podejmowania działań następczych, * weryfikacji zgłoszenia, * komunikacji ze zgłaszającym (w tym występowanie o dodatkowe informacje), *przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia działań następczych;
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Ponadto w procedurze można dodatkowo zawrzeć zapisy dotyczące:
- wskazania naruszeń dotyczących obowiązujących w danym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne;
- wskazania czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;
- informacji, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenia systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Sposoby przekazywania zgłoszeń
Podmiot prawny jest obowiązany zapewnić właściwą organizację przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, w tym ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, muszą obejmować przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej lub poprzez przeprowadzenie bezpośredniego spotkania z sygnalistą.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dokumentowanie zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenie ustne, dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej i zarejestrowana za uprzednią zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
- kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.
Zgłoszenie ustne, dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, należy udokumentować w formie protokołu rozmowy, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy.
Zgłoszenie ustne, dokonane podczas bezpośredniego spotkania, po uprzedniej zgodzie zgłaszającego, dokumentowane jest w formie:
- nagrania rozmowy,
- protokołu spotkania.
W przypadku sporządzenia protokołu spotkania zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
Opracowane na podstawie: projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 08.01.2024 r.
Potrzebujesz szkolenia? Zapraszam do współpracy.
Skontaktuj się ze mną:
+48 790 730 918
biuro@anti-fraud.pl
